Datenschutzerklärung
Hinweis zur verantwortlichen Stelle
Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:
Stadtverwaltung Freiberg
Obermarkt 24
09599 Freiberg
Telefon: 03731 / 273 670
E-Mail: haendlerportal@freiberg.de
Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z.B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.
Die Adresse unserer Website ist: https://haendlerportal-freiberg.de
Webseitenbetreiber ist:
Agentur Schröder GmbH
Zur Messe 9a 01067 Dresden
im Auftrag der
Stadtverwaltung Freiberg
Amt für Kultur-Stadt-Marketing
SG Events/Märkte
Schloßplatz 6
09599 Freiberg
Gesetzlich vorgeschriebener Datenschutzbeauftragter
Wir haben für unser Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellt.
Frau Nancy Fehre
Obermarkt 24
09599 Freiberg
Telefon: 03731 273 139
E-Mail: datenschutzbeauftragte@freiberg.de
Anwendungsbereich und Rechtsgrundlagen
Diese Datenschutzerklärung klärt Sie über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten innerhalb unseres Onlineangebotes und der mit ihm verbundenen Webseiten, Funktionen und Inhalte auf.
Hinsichtlich der verwendeten Begrifflichkeiten, wie z.B. „personenbezogene Daten“ oder deren „Verarbeitung“ verweisen wir auf die Definitionen aus Art. 4 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
Der Begriff „Nutzer“ umfasst alle Kategorien von der Datenverarbeitung betroffener Personen. Zu ihnen gehören unsere Geschäftspartner, Interessenten und sonstige Besucher unseres Onlineangebotes.
Wir verarbeiten personenbezogene Daten der Nutzer nur unter Einhaltung der einschlägigen Datenschutzbestimmungen. Das bedeutet, dass die Daten der Nutzer nur bei Vorliegen einer gesetzlichen Erlaubnis verarbeitet werden. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn die Datenverarbeitung zur Erfüllung unserer Online-Services (z.B. zur Bearbeitung von Anfragen) erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist, eine Einwilligung der Nutzer vorliegt oder auf der Grundlage unserer berechtigten Interessen erfolgt. Als berechtigte Interessen kommen die Analyse, Optimierung, Sicherheit sowie der wirtschaftliche und nutzerfreundliche Betrieb unseres Onlineangebotes in Betracht.
Wir weisen darauf hin, dass die Rechtsgrundlage der Einwilligungen Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) und Art. 7 DSGVO, die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung unserer Leistungen und Durchführung vertraglicher bzw. vorvertraglicher Maßnahmen Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO, die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO und die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO ist.
Sicherheitsmaßnahmen
Wir treffen nach Maßgabe des Art. 32 DSGVO unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Dadurch sollen die von uns verarbeiteten Daten insbesondere gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Löschung oder gegen den unberechtigten Zugriff Dritter geschützt werden.
Zu den Sicherheitsmaßnahmen gehört auch die verschlüsselte Übertragung von Daten zwischen Ihrem Browser und unseren Servern. Des Weiteren eröffnen wir den Zugang für elektronisch signierte und/oder verschlüsselte Nachrichten und Dokumente. Weitere Informationen für die Übermittlung solcher Nachrichten und Dokumente sowie die geltenden technischen Rahmenbedingungen können Sie beim o.g. Webseitenbetreiber erfragen.
Daneben haben wir Verfahren eingerichtet, welche die Wahrnehmung von Betroffenenrechten, die Löschung von Daten und eine Reaktion auf die Gefährdung der Daten gewährleisen.
Die Speicherung Logindaten erfolgt verschlüsselt in nicht einsehbarer Form.
Die Nutzerdaten (Händlerdaten) sind in einer Datenbank mit Passwortschutz abgelegt. Diese können über ein CMS, welches ebenfalls passwortgeschützt ist, abgerufen werden. Diese personenbezogenen Daten werden in unverschlüsselter Form gespeichert.
Das Sicherheits-Plugin des Sicherheitsdienstleister Cerber Tech Inc. New York (NY, 1732 1st Ave, 10128, USA) wird zur Verhinderung von DDoS-Attacken auf das Händlerportal eingesetzt.
Das Cookie-Banner der Borlabs GmbH (Hamburger Str. 1 in 22083 Hamburg) wird zur Verarbeitung der nutzerseitigen Cookie-Einstellung verwendet.
Nutzungsinformation
Das Händlerportal dient zur Vereinfachung, Vereinheitlichung und Zentralisierung des Händlermanagements durch die Stadtverwaltung Freiberg, Amt für Kultur-Stadt-Marketing, SG Events/Märkte (Schloßplatz 6 in 09599 Freiberg).
Die Nutzung des Portals durch die Händler ist freiwillig und es entstehen Ihnen bei Nichtnutzung keine Nachteile. Ebenso werden Nichtnutzer von uns separat geführt und nicht im Händlerportal nachgetragen.
Sollten Sie bei der Erstellung Ihres Profils Hilfe benötigen, so wird das SG Events/Märkte diese leisten.
Personenbezogene Daten
Zur Nutzung unseres Onlineangebot ist die Registrierung in Form der Erstellung eines Nutzerprofils erforderlich. Im Rahmen dieses Profils werden personenbezogene Daten erhoben und gespeichert. Dies dient zur Ermöglichung der Erstellung von Bewerbungen für unsere Veranstaltungen durch die Profilersteller (Händler) und ggf. zum Vertragsabschluss. Dabei werden die von den Händlern bereitgestellten Daten erhoben und gespeichert, unabhängig davon, ob eine Bewerbung zum Vertragsabschluss führt. Im Rahmen der Datenminimierung erheben wir nur die für den Zweck des Händlerportals notwendigen Daten.
Bei der Profilerstellung wird zum Abschluss eine E-Mail an die angegebene Emailadresse versendet, die einen Link zur finalen Bestätigung der Erstellung des Profils enthält. Erst mit der Nutzung dieser Bestätigung durch den Händler wird das Profil endgültig erstellt (Double-Opt-in-Verfahren). Dadurch wird auch verhindert, dass Dritte mit einer fremden Emailadresse ein Profil im Namen eines anderen Händlers erstellen und diese Emailadresse damit missbräuchlich verwendet wird.
Folgende personenbezogene Daten werden bei der Benutzung des Händlerportals in Form eines durch die Händler zu pflegendem Benutzerprofil erhoben:
Händlerdaten – Kontaktdaten (Firma, Vor- und Nachname, Telefonnummer, Emailadresse, ggf. Homepage) & Standdaten (Fotos, Standmaße, Standart, Angebot, Storm- und Wasserbedarf, Wohnwagen, Zusatzinformationen)
Beim Besuch des Händlerportals werden zur Verhinderung von DDoS-Attacken die IP-Adressen und IDs der auf das Händlerportal zugreifenden Geräte in Form eines Sicherheits-Logs der Webseite in der Datenbank des Webhosting-Servers gespeichert.
Speicherfristen
Die erhobenen Händlerdaten werden nach der letzten Benutzung des Profils durch den jeweiligen Händler für zwei Jahre gespeichert. Nach dieser Frist wird das Profil inaktiv gestellt, der Händler kann darauf nicht mehr zugreifen und erhält vom Händlerportal auch keine Informationen mehr. Das Profil bleibt weiterhin gespeichert, damit eine Reaktivierung durch die Neuregistrierung des jeweiligen Händlers möglich ist. Bei ausbleibender Reaktivierung erfolgt die vollständige und endgültige Löschung des Profils und aller damit verbunden Daten.
Sollte der Händler schriftlich eine Löschung seines Profils beantragen, wird dieses sofort inaktiv gestellt.
Bei der Aufbewahrung der Daten wird wie folgt unterschieden:
Inaktive Händlerprofile (Löschung des Profils):
1. Händler, die lediglich ein Profil angelegt, mit diesem aber keine Bewerbungen eingereicht haben: Löschung nach zwei Jahren, gemessen ab der letzten Nutzung des Profils
2. Händler, die mit ihrem Profil Bewerbungen eingereicht haben, die aber nicht zu einem Vertragsabschluss führten: Löschung nach drei Jahren, gemessen ab der letzten Nutzung des Profils
3. Händler, mit denen nach eingereichten Bewerbungen ein Vertragsabschluss stattfand: Löschung nach 5 Jahren, gemessen ab der letzten Nutzung des Profils bzw. frühestens, sobald die Verjährungsfristen im Falle von Rechtsstreitigkeiten eintreten
Aktive Händlerprofile (Löschung von Bewerbungen, nicht des Profils):
1. Bewerbungen, die nicht zu Vertragsabschluss führten: Löschung nach 4 Jahren
2. Bewerbungen, die zu Vertragsabschluss führten: Löschung nach 5 Jahren bzw. frühestens, sobald die Verjährungsfristen im Falle von Rechtsstreitigkeiten eintreten
Abgeschlossene Verträge:
Löschung nach 10 Jahren bzw. frühestens, sobald die Verjährungsfristen im Falle von Rechtsstreitigkeiten eintreten
Statistische Daten:
Daten, die lediglich zur Zählung von Bewerbungen, Händlern, Sortimentsverteilung, etc. verwendet werden, werden gelöscht, wenn Sie der Aufgabenerfüllung nicht mehr dienlich sind, jedoch frühestens nach 10 Jahren. Diese Daten sind anonymisiert und enthalten keine Inhalte, die Rückschlüsse auf einen bestimmten Händler zulassen.
Die endgültige Löschung der Daten erfolgt gemäß der für die jeweilige Aufgabenerfüllung notwendigen aktuell geltenden Aufbewahrungsfristen. Im Rahmen gesetzlicher Verpflichtungen muss das Sachgebiet Events/Märkte Unterlagen dem Stadtarchiv Freiberg zur Archivierung anbieten. In diesen Fällen darf erst nach schriftlicher Freigabe durch das Stadtarchiv eine Löschung erfolgen. Sollten Daten in den Bestand des Archivs übergehen, so gelten die dafür vorgesehenen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Die Löschung von Daten findet immer zu Beginn des auf das Ende der Speicherfrist folgenden Jahres statt. Das Sicherheits-Log der auf das Händlerportal zugreifenden IP-Adressen wird nach 30 Tagen gelöscht.
Verarbeitungszweck
Die Daten werden entsprechend Art. 6 DSGVO erhoben, um Bescheide, Rechnungen, Ausschreibungen und Einladungen, Informationsschreiben und sonstigen Schriftverkehr (per E-Mail oder postalisch) bezüglich unserer Veranstaltungen zu erstellen und zu versenden, sowie ggf. zwischen uns und den portalnutzenden Händlern Verträge abzuschließen.
Eine automatische Entscheidungsfindung (z.B. mittels künstlicher Intelligenz) oder ein Profiling gem. Art. 22 DSGVO finden nicht statt.
Zugriffsrechte
Jeder angemeldete Händler hat nur Zugriff auf sein eigenes Profil und die darin hinterlegten Daten.
Zugriff auf alle Kundenprofile (Händlerdaten) haben: Stadtverwaltung Freiberg, Amt für Kultur-Stadt-Marketing, SG Events/Märkte sowie Admin/Support der betreuenden Firma (nur für Supportaufgaben, keine Nutzung und Weiterleitung der Händlerdaten)
Weitergabe personenbezogener Daten
Es erfolgt je nach Zweck eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an:
Empfänger innerhalb der Stadtverwaltung Freiberg: Ordnungsamt, Kämmerei, Amt für Betriebswirtschaft und Recht, Hochbau- und Liegenschaftsamt, Stabsstelle Büro Oberbürgermeister/Stadtrat, Stabstelle Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Tiefbauamt, Ordnungsamt SG Brandschutz, Amt für Kultur-Stadt-Marketing, Bürgerbüro
Sonstige Empfänger: Auftragsverarbeiter der Stadtverwaltung Freiberg (Sicherheitsfirmen (Security, DRK), Installationsfirmen (Strom, Ab-/Wasser, etc.)), Print- und Onlinemedien (nur bei bestehendem Vertragsverhältnis zur Teilnahme an der jeweiligen Veranstaltung/dem Markt), Kunden der jeweiligen Veranstaltung/des Markts (nur bei bestehendem Vertragsverhältnis zur Teilnahme an der jeweiligen Veranstaltung/dem Markt)
Die Weitergabe Ihrer Kontaktdaten (Adresse, Telefonnummer, E-Mail) erfolgt an:
Sicherheitsfirmen (für Sicherheitsmaßnahmen), Installationsfirmen (für Havarien), Presse (für Presseanfragen, nur nach vorheriger Einwilligung), Print- und Onlinemedien (für Bewerbung der jeweiligen Veranstaltung/des Markts, nur nach vorheriger Einwilligung), Kunden (für Rückfragen zum Angebot, nur nach vorheriger Einwilligung)
Keine Weitergabe von personenbezogenen Daten erfolgt an den Sicherheitsdienstleister Cerber Tech Inc. New York (NY, 1732 1st Ave, 10128, USA), dessen Sicherheits-Plugin zur Verhinderung von DDoS-Attacken eingesetzt wird. Ebenso werden keine Daten an die Borlabs GmbH (Hamburger Str. 1 in 22083 Hamburg) weitergegeben, deren Cookie-Banner zur Abfrage und Verarbeitung der nutzerseitigen Cookie-Einstellungen genutzt wird.
Zusätzlich zu den o.g. Weitergaben erfolgt ggf. eine Weitergabe von personenbezogenen Daten im Rahmen gesetzlicher Verpflichtungen.
Wir behalten uns vor, den Kreis der Empfänger personenbezogener Daten ggf. durch eine Änderung dieser Datenschutzerklärung zu vergrößern. Sofern wir Dritte mit der Verarbeitung von Daten auf Grundlage eines sog. „Auftragverarbeitungsvertrages“ beauftragen, geschieht dies auf Grundlage des Art. 28 DSGVO.
Es werden keine Daten an ein Drittland (Nicht-EU-Land) bzw. eine internationale Organisation übermittelt. Die Datenspeicherung erfolgt DSGVO-konform, auf Servern mit Datenverschlüsselung ohne Zugriff aus Drittländern. Als Unterauftragnehmer der Betreiberfirma des Händlerportals fungieren dazu die Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25 in 91710 Gunzenhausen) als ISO 27001-zertifizierter Hosting-Anbieter sowie die reddo UG (Könneritzstr. 25 in 01067 Dresden).
Alle weiteren bereits bestehenden Inhalte der unter www.freiberg.de – Datenschutz – Amt Kultur-Stadt-Marketing – Kommunikation mit Händlern, Künstlern und anderen Auftragnehmern (PDF) online einsehbaren „Informationspflichten bei einer Erhebung von Daten bei der betroffenen Person (Art. 13 DSGVO)“ gelten hierfür ebenso.
Cookies
Für unser Onlineangebot nutzen wir die Technik von Cookies. Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät dem von Ihnen verwendeten Browser zugeordnet gespeichert werden und durch welche der Stelle, die das Cookie setzt, bestimmte Informationen zufließen. Cookies können keine Programme ausführen oder Viren auf Ihren Computer übertragen. Sie dienen dazu, das Internetangebot insgesamt nutzerfreundlicher und effektiver zu machen.
Cookies werden in transiente und persistente Cookies unterschieden. Transiente Cookies werden automatisiert gelöscht, wenn Sie den Browser schließen. Dazu zählen insbesondere die Session-Cookies. Diese speichern eine sogenannte Session-ID, mit welcher sich verschiedene Anfragen Ihres Browsers der gemeinsamen Sitzung zuordnen lassen. Dadurch kann Ihr Endgerät wiedererkannt werden, wenn Sie auf die jeweilige Website zurückkehren. Persistente Cookies werden zwischen Browsersitzungen auf Ihrem Endgerät gespeichert, sodass Ihre Interessen oder Aktionen über mehrere Websites hinweg gespeichert werden können. Persistente Cookies werden automatisiert nach einer vorgegebenen Dauer gelöscht.
Im Händlerportal kommt ein Cookie-Banner zur Abfrage der Einwilligung zur Nutzung von Cookies der Borlabs GmbH (Hamburger Str. 1 in 22083 Hamburg) zum Einsatz. Dazu setzen wir ein persistentes Cookie zur Speicherung der Nutzerentscheidung bei der Bestätigung des Cookie-Banners ein („cookieConsent“). Dieser enthält eine Angabe für Ihre Cookie-Einwilligung und wird mit Ablauf von 360 Tagen automatisch gelöscht. Bei den beiden genannten Cookies handelt es sich um unbedingt erforderliche Cookies, die wir auf der Grundlage unserer berechtigten Interessen (Nachweis der Cookie-Einwilligung, Bereitstellung eines nutzerfreundlichen Dienstes) gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO einsetzen.
Sie können Cookies in den Sicherheitseinstellungen Ihres Browsers jederzeit löschen. Sie können zudem Ihre Browser-Einstellung entsprechend Ihren Wünschen konfigurieren und z. B. die Annahme von Drittanbieter-Cookies oder aller Cookies ablehnen. Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie dann eventuell nicht alle Funktionen unseres Onlineangebotes nutzen können.
Sie können dem Einsatz von Cookies, die der Reichweitenmessung dienen, über die Deaktivierungsseite der Netzwerkwerbeinitiative (http://optout.networkadvertising.org/) und zusätzlich über die US-amerikanische Webseite (http://www.aboutads.info/choices) oder die europäische Webseite (http://www.youronlinechoices.com/uk/your-ad-choices/) widersprechen.
Analysetools
Es werden im Händlerportal keine Analysetools eingesetzt.
Passwort-Rücksetzung
Wenn Sie eine Zurücksetzung des Passworts beantragen, wird Ihre IP-Adresse in der E-Mail zur Zurücksetzung enthalten sein. Diese dient zur Identifikation des Zugriffs, damit Sie nachvollziehen können, ob dieser von Ihrem Gerät stammt.
Ihre Rechte
Auskunftsrecht: Wenn Sie ein Konto auf dieser Website besitzen, können Sie im Rahmen eines Auskunftsersuchens einen Export Ihrer personenbezogenen Daten bei uns anfordern, inklusive aller Daten, die Sie uns mitgeteilt haben (Art. 15 DSGVO).
Löschungsrecht: Darüber hinaus können Sie die Löschung aller personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen gespeichert haben, anfordern (Art. 17 DSGVO). Dies umfasst nicht die Daten, die wir aufgrund administrativer, rechtlicher oder sicherheitsrelevanter Notwendigkeiten aufbewahren müssen.
Berichtigungsrecht: Sie können zudem jederzeit Ihre Daten berichtigen, wenn Falschinformationen hinterlegt sein sollten (Art. 16 DSGVO). Ebenso können Sie ihre Daten vervollständigen, wenn diese unvollständig sein sollten. Die Berichtung und Vervollständigung Ihrer Daten ist von uns ausdrücklich erwünscht, um eine optimale Funktionsweise des Händlerportals zu gewährleisten.
Widerrufsrecht: Zudem können Sie die erteilte Einwilligung zur Datenerhebung und -verarbeitung durch uns jederzeit widerrufen (Art. 21 DSGVO). In diesem Fall wird für Sie die Nutzung des Händlerportals nicht mehr möglich sein.
Beschwerderecht: Weiterhin haben Sie das Recht, bei einer Aufsichts- bzw. Datenschutzbehörde Beschwerde einzulegen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Speicherung und Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO).
Änderung der Datenschutzerklärung
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Stand dieser Datenschutzerklärung ist der 30.09.2024.